Orlof fyrnist ekki sjálfkrafa

Sumarið er sá tími ársins þegar flest okkar taka sér orlof og njóta hvíldar með fjölskyldu og vinum. Það er lögbundinn réttur, ætlaður til að vernda heilsu, öryggi og velferð starfsfólks. Þess vegna er mikilvægt að minna á að ábyrgðin á því að orlof sé tekið hvílir ekki eingöngu á starfsmanninum heldur hafa stjórnendur ríkar skyldur í þeim efnum.

Í bókun 8 við kjarasamning FHSS segir:

„Aðilar eru sammála um að breytingar á orlofskafla kjarasamnings séu gerðar til þess m.a. að skerpa á rétti starfsfólks til orlofs og skyldu stjórnenda til að tryggja þann rétt. Stjórnendur eiga að gera starfsfólki sínu kleift að taka orlof á sumarorlofstíma og þeim ber skylda til þess að fylgja því eftir og skapa rými til orlofstökunnar.“

Þessi bókun er hluti af kjarasamningnum og hefur því verulegt réttargildi við túlkun orlofsákvæðanna. Kjarasamningurinn leggur þannig á herðar stjórnenda þá skyldu að fylgjast með stöðu orlofs hjá undirmönnum sínum, ræða orlofstöku og skipuleggja starfsemi þannig að unnt sé að taka frí og grípa inn í ef ljóst er að starfsmaður nær ekki að nýta lögbundinn rétt sinn. Orlof er skýlaus réttur og samkvæmt 1. og 2. gr. laga nr. 30/1987 um orlof eiga allir launþegar ófrávíkjanlegan rétt til orlofs og orlofslauna. Ekki er heimilt að semja um lakari rétt en lögin mæla fyrir um.

Í 13. gr. orlofslaganna og grein 4.6.1 í kjarasamningi FHSS er meginreglan sú að orlof skuli tekið á því orlofsári sem það ávinnst og að flutningur milli ára sé almennt óheimill. Kjarasamningurinn gerir þó ráð fyrir undantekningu þegar yfirmaður óskar skriflega eftir frestun og þá að hámarki 60 daga.

Þessar reglur verðura þó að lesa í samhengi við bókun 8. Hún undirstrikar að stjórnendur bera ábyrgð á því að skapa raunhæfar aðstæður til orlofstöku. Ef starfsmaður hefur ekki fengið slíkt svigrúm verður ekki án frekari skoðunar byggt á því að hann hafi glatað réttinum.

Sama sjónarmið kemur fram í 11. gr. laga nr. 70/1996 um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins þar sem segir að forstöðumaður ákveði orlof í samráði við starfsmann. Ábyrgðin á skipulagi orlofs er því sameiginleg en ekki einkamál starfsmannsins.

Evrópudómstóllinn hefur styrkt orlofsrétt starfsfólk í nýlegum dómum. Má hér vísa til dóms, C-120/21 (LB gegn TO). Þar taldi dómstóllinn að vinnuveitandi gæti ekki borið fyrir sig almennar reglur um fyrningu krafna ef hann hefði sjálfur ekki uppfyllt skyldu sína til að gera starfsmanni kleift að nýta orlof sitt. Að öðrum kosti gæti vinnuveitandinn notið ávinnings af eigin vanrækslu.

Orlof er einnig viðurkennd launaskuld ríkisins. Þetta sjónarmið fær enn meira vægi þegar litið er til reikningshalds ríkisins. Í reikningsskilum ríkisaðila myndast orlofsskuldbinding um leið og starfsmaður ávinnur sér orlofsrétt. Kostnaðurinn er gjaldfærður strax og jafnframt færður sem skuld í efnahagsreikningi. Með öðrum orðum viðurkennir ríkið sjálft í bókhaldi sínu að um raunverulega fjárhagslega skuldbindingu gagnvart starfsmönnum sé að ræða.

Þetta skiptir máli vegna þess að ef vinnuveitandi heldur því síðar fram að orlof sé fallið niður, án þess að hafa uppfyllt skyldur sínar, losnar hann jafnframt undan bókfærðri skuldbindingu sem þegar hefur verið viðurkennd í reikningsskilum. Þótt ekki sé um að ræða fjármuni sem geymdir eru á sérstökum reikningi fyrir hvern starfsmann er skuldbindingin engu að síður raunveruleg launaskuld í bókhaldi ríkisins.

Þess vegna eru sterk rök fyrir því að ríkið geti ekki byggt á fyrningu eða niðurfellingu orlofs nema það sýni fyrst fram á að það hafi sjálft uppfyllt skyldur sínar. Að öðrum kosti myndi vinnuveitandinn njóta fjárhagslegs ávinnings af eigin vanrækslu.

Ráðuneyti eða ríkisstofnun getur því ekki sjálfkrafa vísað til þess að orlof hafi fallið niður eða fyrnst. Fyrst þarf að liggja fyrir að vinnuveitandinn geti sýnt fram á að hann hafi í raun uppfyllt þær skyldur sem bókun 8, kjarasamningurinn og Evrópuréttur gera ráð fyrir.

Þetta samræmist einnig dómum Hæstaréttar Íslands þar sem viðurkennt hefur verið að starfsmaður sem hefur ekki haft raunhæfan möguleika á að taka orlof geti átt rétt á greiðslu þess við starfslok, sbr. Hrd. nr. 148/2009.

Ef verkefnaálag, mannekla eða önnur rekstrarsjónarmið gera það að verkum að erfitt reynist að taka orlof er mikilvægt að það sé rætt og skráð. Það er ekki nægilegt að bíða eftir því að starfsmaður óski eftir fríi. Stjórnendur eiga að fylgjast með stöðu orlofs, minna starfsfólk á rétt þess, skipuleggja verkefni þannig að unnt sé að taka orlof og tryggja að enginn missi rétt sinn vegna álags í starfi.

Orlof er ekki einkamál starfsmannsins. Það er sameiginlegt verkefni vinnuveitanda og starfsmanns og mikilvægur þáttur í heilbrigðu vinnuumhverfi. FHSS mun áfram standa vörð um þann rétt sem lög, kjarasamningar og Evrópuréttur tryggja félagsfólki okkar. Rétturinn til hvíldar er er grundvallarréttur sem á að virða í framkvæmd. Hafi félagsfólk FHSS lent í fyrningu orlofs, hvetur félagið það eindregið til að hafa samband við félagið til að skoða sinn rétt.